Priprema i planiranje projekta digitalizacije

Ove su upute namijenjene onima koji planiraju politiku digitalizacije u ustanovi ili žele osmisliti i pokrenuti projekt.

Od prve ideje za digitalizaciju građe do početka samoga snimanja valja provjeriti i obaviti dosta toga da bismo bili sigurni da imamo dobar, poželjan i izvediv projekt. Ovdje je taj posao podijeljen u pet faza koje slijede jedna za drugom. U svakoj se fazi navodi niz pitanja za provjeru, prije prelaska na sljedeći korak.

Jesmo li spremni?

Digitalizacija građe i usluga nije niti jednostavna niti jeftina. Odluka da se krene s njom - u ovom ili onom obliku i opsegu - treba biti dobro utemeljena i uvjerljiva: i u pogledu koristi za ustanovu i njezine korisnike, i u pogledu izvedivosti i opravdanosti.

Prije no što krenemo u razradu ideje i projektnog plana, valja provjeriti je li takav projekt u našoj ustanovi poželjan i izvediv, možemo li dovoljno precizno ocijeniti njegove zahtjeve i možemo li računati na potrebne resurse.

Pitanja za provjeru

• Je li u našoj ustanovi jasno što se želi postići digitalizacijom?
• Možemo li računati na podršku uprave?
• Možemo li računati na potporu suradnika?
• Imamo li građe koja je vrijedna i koju imamo pravo digitalizirati?
• Razumijemo li dovoljno postupak i zahtjeve digitalizacije, a posebice projekta kakav planiramo?
• Možemo li dovoljno precizno opisati trenutno stanje i stanje koje želimo postići projektom te ocijeniti koliko su ta dva stanja udaljena? Što nam nedostaje?
• Znamo li koje norme i smjernice treba primijeniti, možemo li ih točno navesti?
• Hoćemo li moći osigurati potrebne resurse?
• Jesmo li spremni dugoročno održavati proizvode digitalizacije, ili imamo kakvo drugo rješenje?

Na svako od ovih pitanja treba naći utemeljen odgovor. Za pojedine odgovore možete sastaviti popis stvari i opažanja koja pokazuju da su pouzdani i na čemu se temelje. Ovdje se radi o pitanjima koja su primjenljiva na bilo koji projekt digitalizacije, tako da će ova analiza, kada je jednom obavite, biti iskoristiva i za sljedeće projekte.

Negativni ili odveć općeniti odgovori upozoravaju na moguće rizike. Utvrdite zbog čega su ti odgovori takvi, što nedostaje. Razmislite o aktivnostima koje biste mogli poduzeti da se nedostaci uklone ili zaobiđu.

Izradite popis rizika da ne biste kasnije, u pripremi projekta i izradi projektnog plana, zaboravili predvidjeti aktivnosti i mjere kojima ćete ih pratiti i kontrolirati.

Ocijenite li da je razina sposobnosti za projekt kakav ste zamislili opasno niska, bolje je projekt odgoditi. Sada znate u čemu su problemi sa sposobnošću za digitalizaciju u Vašoj ustanovi pa će Vam biti lakše planirati izvedive projekte i konkretne aktivnosti na podizanju sposobnosti ustanove.

Analiza potreba i građe

Projekt digitalizacije ima više izgleda da bude prihvaćen i da uspije ako je jasno povezan s ciljevima i potrebama ustanove, potrebama i očekivanjima korisnika i drugih o čijim očekivanjima ustanova treba voditi računa.

Ako smo prepoznali potrebe na koje želimo i možemo odgovoriti digitalizacijom građe, bit će nam lakše ne samo definirati konkretne proizvode i poželjne učinke digitalizacije, nego i odlučiti o odabiru građe i prioritetima. Tada u odabiru građe nećemo biti oslonjeni samo na uobičajene opće kriterije, kao što su reprezentativnost, starost, rijetkost i sl.

Analizu potreba i građe možemo raščlaniti na četiri segmenta: analizu potreba ustanove, analizu potreba korisnika, analizu trendova i očekivanja zajednice i analizu građe. Bilo što od ovoga može nam pomoći u oblikovanju zamisli projekta ili dati ideju za novi projekt.

Analiza potreba ustanove

Potrebu je najjednostavnije opisati kao razliku između onoga što imamo i onoga što smatramo važnim ili nužnim postići. Ako nam ovaj raskorak otežava rad, doživljavamo ga kao problem. Projekt koji ovdje ponudi prihvatljivo rješenje ima velike izglede da bude podržan.

Potrebe ustanove ponekad i ne vidimo jasno dok ne nastane problem. Stoga je poželjno s vremena na vrijeme izvršiti sustavnu analizu potreba ustanove. To možete obaviti na više načina, uključujući i sljedeći:

1. Sastavite inventar usluga, proizvoda, poslovnih funkcija i sustava, odnosno alata koji su Vam važni za obavljanje djelatnosti, a mogu biti povezani s digitalizacijom. Ne zaboravite usvojenu strategiju i poslovne planove ustanove.
2. Za pojedine stavke ovog inventara navedite što biste htjeli postići, s kojim biste stanjem bili zadovoljni.
3. Opišite postojeće stanje i razliku u odnosu na ono što biste htjeli postići.
4. Procijenite značaj i posljedice koje ova razlika ima na djelatnost, proizvod ili uslugu o kojoj je riječ. Ocijenite koliko bi se dobilo kada je ne bi bilo.
5. Navedite moguća rješenja: digitalizacija može biti samo jedno od njih. Navedite razloge za i protiv pojedinog rješenja.
6. Sada, kada uz analizu potreba imate i ponešto o mogućim rješenjima, pravo je vrijeme da je predstavite širem krugu zainteresiranih.
7. Popišite one slučajeve gdje je digitalizacija konkurentno ili jedino rješenje. Rangirajte ih prema značaju potrebe i koristi od uklanjanja razlike između postojećeg i željenog stanja.
8. Sada imate popis poželjnih projekata digitalizacije koji bi odgovorili na važne potrebe ustanove.

Analiza potreba korisnika

Pod korisnicima ovdje podrazumijevamo bilo koga, osim same ustanove kao takve, tko može imati koristi od rezultata projekta. Ne bismo se trebali ograničiti samo na osobe koje dolaze ili bismo htjeli da dolaze u naše čitaonice, izložbene prostore i sl. Neposredne ili posredne koristi od projekata mogu imati npr. obrazovne ustanove i programi, strukovne ili interesne udruge i skupine, druge ustanove u kulturi, pojedine službe i osoblje u našoj ustanovi i dr, ovisno o tome što se projektom želi postići.

Ponekad je korisno imati u vidu i posredne, a ne samo neposredne ciljane korisničke skupine. Vrijednosti projekta, naročito na dulji rok ili ako je izrazito usredotočen na specifičnu korisničku skupinu, može doprinijeti i iskoristivost njegovih proizvoda i za druge namjene.

U okviru analize potreba korisnika možemo:

1. identificirati neposredne i posredne korisnike rezultata (proizvoda i učinaka) projekta
2. navesti što bi koja korisnička skupina trebala ili mogla dobiti od rezultata projekta. Pod rezultatima se ne podrazumijeva samo mogućnost pretraživanja i uvida u građu, nego i usvajanje znanja i vještina, oblikovanje stavova, izgradnja odnosa, podrška u obavljanju nekog posla i dr.
3. opisati postojeće stanje i razliku u odnosu na poželjno
4. navesti i opisati svojstva proizvoda i učinaka projekta koji su bitni za postizanje cilja
5. opisati kako će se rezultati projekta koristiti i održavati
6. na kraju sve to prevesti u osnovnu specifikaciju zahtjeva kojima trebaju udovoljavati proizvodi projekta.

Analiza trendova i očekivanja zajednice

Snažan poticaj digitalizaciji građe daje to što se ona naprosto smatra poželjnom i što se od ustanova očekuje da se priključe trendu. Mnogi su upravo tako i počeli.

Trendovi i očekivanja zajednice mijenjaju se. Na nešto što se prije pet ili deset godina smatralo naprednim i poželjnim u digitalizaciji, danas se više ne mora tako gledati. Isto tako, sve što možemo primijetiti u okruženju nije podjednako relevantno.

U ovoj analizi možemo postaviti nekoliko pitanja:

1. Što i kako rade drugi u djelatnosti kojom se bavimo, kakvi su njihovi najnoviji projekti, što ih je motiviralo?
2. Koji se oblici elektroničkih usluga susreću u našoj sredini?
3. Koje se tehnologije koriste drugdje za zadaće slične onima koje se pojavljuju kod nas?
4. Kakvi dugoročni rizici mogu nastati ako nešto ne poduzmemo?

Pogled u susjedstvo ne bi se, međutim, trebao na tome zaustaviti. Primjeri dobre prakse instruktivni su ne samo po tome kako, nego i po tome što, zašto i za koga digitalizirati.

Analiza tuđih iskustava i projekata pomoći će nam da:

• uočimo prostor i potrebe za digitalizacijom kojih ranije nismo bili svjesni
• bolje razumijemo o kakvom se poslu tu zapravo radi, kakvi se projekti susreću, koliko su zahtjevni, koji su rizici
• razvijamo vlastitu sposobnost za digitalizaciju učeći na tuđim, a ne na vlastitim greškama
• bolje i preciznije utvrdimo ciljeve i proizvode digitalizacije
• smjestimo vlastite aktivnosti i strategiju digitalizacije u širi kontekst u kojem će se njihovi proizvodi nalaziti, biti korišteni i vrednovani
• uočimo trendove, njihove značajke i relevantnost za naše aktivnosti
• primjenjujemo standardne postupke i norme kakvoće.

Prije prvog projekta digitalizacije više je nego preporučljivo analizirati određen broj sličnih projekata drugih ustanova i postaviti im pitanja kao što su: zašto su uopće bili potrebni, što je rezultat projekta, komu je namijenjen i tko ga koristi, što je ustanova htjela postići, a što je postigla, kako je projekt tekao, kakve i koliko opsežne aktivnosti i koje resurse podrazumijeva, koje su se norme i postupci primjenjivali, što je u kojem projektu dobro, a što možda nije preporučljivo.

Analiza građe

Cilj analize građe u ovoj fazi je dvojak:

• utvrditi što je vrijedno i prioritetno za digitalizaciju imajući u vidu potrebe koje smo prethodno identificirali
• identificirati ona svojstva građe (i podataka o njoj) koja utječu na postupak i tehniku snimanja, trajanje, troškove, način pohrane i pristupa i sl. (vidi Matricu za odabir u Smjernicama za odabir građe za digitalizaciju).

Ovdje još ne radimo podroban popis građe za digitalizaciju u okviru određenog projekta. To ćemo obaviti kasnije u fazi pripreme projekta. Cilj je povezati građu kojom raspolažemo s jednom ili više identificiranih potreba za koje smo prethodno utvrdili da je digitalizacija najbolji ili barem konkurentan odgovor.

Rezultat ove aktivnosti treba biti popis cjelina ili jedinica građe za digitalizaciju na kojem će biti navedeno:

• razlog (na koje identificirane potrebe odgovara digitalizacija te građe)
• u kojoj mjeri ta cjelina ili jedinica građe sama za sebe udovoljava potrebi
• indeks vrijednosti za digitalizaciju (zbroj vrijednosti koji smo toj cjelini/jedinici dodijelili prema općim kriterijima za odabir građe)
• zahtjevnost digitalizacije (postupak i tehnika, količina, priprema, trajanje, obrada podataka)
• prioritet (rangiranje s obzirom na značaj i hitnost postizanja cilja digitalizacije).

S ovakvog popisa, odnosno liste prioriteta za snimanje uvijek možemo izdvojiti građu koja je nužna ili poželjna za postizanje određenog cilja, odnosno odgovor na identificiranu potrebu. Podaci o zahtjevnosti digitalizacije pomoći će nam da u ranoj fazi pripreme pouzdanije procijenimo opseg i troškove projekta.

Na kraju analize potreba i građe trebali bismo imati sljedeće:

• znamo što, zašto i za koga digitalizirati
• digitalizacija će se uklopiti u ciljeve ustanove i odgovorit će potrebama ustanove ili njezinih korisnika
• znamo koje rezultate očekujemo od projekta
• znamo koliko je zatečeno stanje udaljeno od cilja projekta, što treba raditi da se do njega dođe i koliko je to zahtjevno
• znamo da je projekt izvediv u određenom vremenu i s određenim resursima
• imamo dovoljno jasnih argumenata da tražimo podršku uprave, suradnika i drugih relevantnih osoba.

Ako smo na sva navedena pitanja odgovorili pozitivno, rezultat dosadašnje analize i razrade ideje za projekt (ili projekte) treba staviti na papir i predstaviti drugima, dalje raspraviti i tražiti podršku. Nakon toga možemo prijeći na sljedeću fazu: pripremu projekta, o čemu netko treba donijeti odluku.

Priprema projekta

Ako smo dobro obavili prethodne analize, za samu pripremu projekta neće ostati odviše otvorenih pitanja. Priprema će obuhvatiti:

• precizno definiranje pojedinačnih rezultata projekta
• podrobnu analizu građe koja je odabrana za projekt
• odluku o normama tehnici i načinu snimanja
• analizu izvedivosti.

Rezultat pripreme projekta je nešto kao projektni zadatak. On treba biti jasan i konkretan kako bi smo dalje u fazi izrade projekta mogli planirati projektne aktivnosti, resurse i dinamiku, izraditi potrebne specifikacije i dr.

Ciljevi projekta

Ciljevi projekta mogu biti određeni proizvodi, usluge, znanja i vještine ili drugi učinci koje smo htjeli postići, bilo da se radi o novim ili nadogradnjama i poboljšanjima postojećih.

Tipični proizvodi projekata digitalizacije su digitalne zbirke, skupovi digitalnih preslika (ako je građa npr. snimljena prvenstveno radi zaštite), baze podataka, virtualne izložbe, elektroničke publikacije, edukativni elektronički materijali i sl. Proizvodi ponekad uključuju i aplikativnu komponentu.

Usluge nastale projektima digitalizacije obično su mogućnosti pristupa i pretraživanja (on-line ili off-line), ali mogu biti i određeni oblici podrške ciljanim potrebama (obrazovanje, informiranje, podrška digitalizaciji).

Neki projekti ciljaju, osim na ponudu digitalnih sadržaja, i na druge učinke kao što su promidžba, senzibiliziranje zajednice za djelatnost ustanove, jačanje institucionalnih sposobnosti, pa i zarada.

U ovoj fazi svaki pojedini finalni proizvod projekta, usluga ili učinak koji njime želimo postići trebaju biti točno određeni, tako da su konkretni, mjerljivi, dostižni i izvedivi u određenom vremenu. Inače ćemo vjerojatno imati poteškoća u planiranju izvedbe i resursa koji su za to potrebni.

Kada sastavimo popis proizvoda i ostalih ciljeva projekta, treba provjeriti jesu li oni dovoljni i jesu li svi doista potrebni da se postigne ono što se želi postići projektom.

Analiza građe za digitalizaciju

U prethodnoj smo fazi već identificirali građu koja će se digitalizirati u okviru projekta. Još treba utvrditi kako će odabrana građa utjecati na tijek projekta. Pitanja na koja ovdje treba odgovoriti su sljedeća:

• je li građa primjereno sređena i označena
• koliko kakvih predložaka ima koji su podesni za snimanje određenom opremom i postupkom
• koje poslove treba obaviti u okviru pripreme, koliki je očekivani opseg pojedinog posla
• koje i kakve podatke o građi imamo i koliki je očekivani opseg obrade podataka.

Nedostatna analiza u ovoj fazi može uzrokovati velike probleme u izvedbi projekta. Često se dešava da za pripremu građe i podataka moramo utrošiti znatno više vremena no što smo planirali za to (ponekad i za čitav projekt), da dođe do duljeg zastoja kada želimo početi sa snimanjem zbog nepredviđenih, a opsežnih poslova, da se tek kada građu šaljemo na snimanje postavi pitanje kako točno treba pripremiti građu i podatke.

Ne možemo uvijek sve predvidjeti, ali ovakve nepredviđene stvari valja svesti na najmanju moguću mjeru, tako da projekt može upravljati njima, a ne da se desi da one upravljaju projektom.

Odluka o normama, tehnici i načinu snimanja

Sada znamo koje konkretne proizvode, usluge i učinke projekt treba dati i kakve zahtjeve u pogledu snimanja postavlja sama građa. Na temelju toga možemo odlučiti kojim normama proizvodi našega projekta trebaju udovoljavati te kojim postupcima i uređajima možemo obaviti snimanje.

Kada to utvrdimo, bit će nam lakše u fazi izrade projektnog plana specificirati potrebne aktivnosti i resurse i način na koji ćemo provoditi kontrolu kakvoće.

Analiza izvedivosti

Do sada smo obavili sve što je potrebno za izradu projektnog plana. Prije no što počnemo, vrijeme je da sve skupimo na jedno mjesto i provjerimo opravdanost i izvedivost projekta. Pitanja na koja treba odgovoriti su sljedeća:

• Jesmo li sposobni izvesti projekt?
• Jesmo li osigurali dovoljnu podršku za projekt?
• Hoće li se planiranim proizvodima i drugim učincima projekta postići njegova svrha?
• Jesu li ciljevi projekta realni i izvedivi u predviđenom vremenu i s predviđenim resursima?
• Znamo li na temelju kojih kriterija ćemo pratiti o ocijeniti kakvoću i primjerenost rezultata projekta?
• Znamo li gdje ćemo i kako implementirati proizvode projekta?

Ako je odgovor na ova pitanja pozitivan, spremni smo za izradu projektnog plana, o čemu nadležne osobe trebaju donijeti odluku.

Sve do sada urađeno trebalo bi biti dovoljno da u obrascu Prijedlog projekta popunite poglavlja 1-3.

Izrada projektnog plana

U fazi Priprema projekta specificirali ste projektni zadatak tako da sada znate što treba izraditi, čemu će proizvodi i druge isporuke projekta služiti, koja svojstva trebaju imati, koju ćete građu i kako snimati.

Prijedlog projekta ste predstavili drugima koji su zainteresirani ili mogu imati određenu ulogu u projektu, a nadležni su donijeli odluku da se projekt pokrene.

Sada možete krenuti u izradu projektnog plana u kojem ćete specificirati aktivnosti, utvrditi njihov raspored i nositelje, potrebne resurse i izvore iz kojih ćete ih osigurati, način praćenja kakvoće i uspješnosti, upravljanje projektom te način provjere i implementacije proizvoda projekta.

Za projektni ste plan već u prethodnim fazama zapravo dosta ključnih elemenata: zašto je projekt potreban, svrhu i ciljeve, očekivane proizvode i učinke, koja će se građa i kako snimati) tako da te podatke možete jednostavno preuzeti u projektni plan.

U postupku izrade projektnog plana očekuje Vas sljedeće:

1. Analiza zahtjeva
2. Planiranje aktivnosti
3. Planiranje resursa
4. Izrada financijskog plana
5. Provjera izvedivosti

Analiza zahtjeva

Na početku je preporučljivo identificirati i prikupiti sve zahtjeve kojima projekt treba udovoljiti. Ne radi se samo o zahtjevima koji se odnose na proizvode projekta i norme s kojima oni trebaju biti usklađeni.

Zahtjevi se mogu odnositi i na način izvedbe projekta, uklapanje u politiku i druge aktivnosti ustanove, očekivanja uprave i osnivača, očuvanje ranijih ulaganja, nefunkcionalne aspekte proizvoda i rezultata projekta, usklađenost s drugim projektima itd.

Identificirajte nositelje ovakvih zahtjeva, razgovarajte s njima ili na drugi način prikupite relevantne podatke. Ocijenite koliko je koji od njih važan i na koji će način utjecati na specifikaciju proizvoda projekta i na njegov tijek.

Kada završite projektni plan, ponovno prođite ove zahtjeve i provjerite imate li prikladan odgovor na njih.

Analiza zahtjeva može dovesti do određenih promjena ciljeva i opisa proizvoda projekta ili njihova dodatnog preciziranja. U svakoj fazi u stvari prikupljamo informacije koje nam pomažu u razradi početne ideje i utvrđivanju što primjerenijih i konkretnijih ciljeva tako da je preporučljivo uvijek razmotriti utjecaj na planirane proizvode i učinke projekta.

Planiranje aktivnosti

U ovom koraku opisujemo aktivnosti koje će se provoditi u okviru projekta i njihov tijek, planiramo kada će koja početi i završiti, utvrđujemo što treba osigurati da bi aktivnost započela i da bi se odvijala na predviđeni način, određujemo nositelje, izvoditelje i njihove zadaće u aktivnosti te specificiramo isporuke.

Svaka projektna aktivnost treba nešto isporučiti, bilo da se radi o sastavnici konačnog proizvoda ili drugog učinka projekta, bilo da se radi o nečemu što je potrebno kao input za neku drugu aktivnost. Ako za neku predviđenu aktivnost ne možemo specificirati konkretnu isporuku, pitanje je da li je ona uopće potrebna.

Uobičajene aktivnosti koje se planiraju u okviru projekta digitalizacije su:

1. Oblikovanje i specifikacija
2. Priprema za snimanje
3. Snimanje građe
4. Obrada i upis podataka
5. Praćenje kakvoće i uspješnosti
6. Provjera proizvoda i usluga projekta
7. Implementacija i održavanje
8. Upravljanje projektom
9. Komunikacija i predstavljanje

Rezultat aktivnosti Oblikovanje i specifikacija treba biti cjelovita i potpuna specifikacija proizvoda i usluga koje će biti izrađene, uključujući i potrebne tehničke i specifikacije metapodataka.

Cilj je pripreme za snimanje dovesti građu u stanje koje je prikladno za predviđeni postupak snimanja i uređaje koji će se koristiti. Osobe koje planiraju ovu aktivnost moraju točno poznavati postupke i parametre snimanja. Plan ove aktivnosti teško da će biti realan ako analizu građe za digitalizaciju u prethodnoj fazi nismo dobro obavili.

Aktivnost snimanja građe lakše ćemo planirati ako smo prethodno obavili testiranje postupaka i provjerili kvalitetu snimaka, naročito ako će se snimati veća količina ili pak fizički i sadržajno raznovrsna građa. Prethodno smo, naravno, morali utvrditi kojom tehnikom i kojim uređajima i programskim alatima će se građa snimati.

Obrada podataka podrazumijeva provjeru, ispravke i nadopunu postojećih ili izradu novih metapodataka prema odgovarajućoj specifikaciji, konverziju ili upis u ciljani sustav te povezivanje proizvedenoga digitalnog sadržaja i funkcionalnosti proizvoda ili usluge projekta u funkcionalnu cjelinu.

Praćenje kakvoće i uspješnosti valja predvidjeti (i dokumentirati) barem za isporuke svake projektne aktivnosti i, naravno, projekta u cjelini. Kod opsežnijih i dugotrajnijih poslova dobro je predvidjeti provjere i tijekom aktivnosti.

Prije implementacije proizvode i usluge projekta potrebno je provjeriti, odnosno testirati odgovaraju li postavljenim zahtjevima i specifikaciji. U planu ove aktivnosti treba predvidjeti i uklanjanje uočenih nedostataka.

Projektnim planom treba predvidjeti i gdje će se i kako implementirati proizvodi i usluge projekta, kako će im se pristupati. Treba predvidjeti i informiranje onih kojima je rezultat projekta namijenjen, izradu uputa za korištenje, ako se procijeni potrebnim i osposobljavanje, upute za održavanje i odluku o režimu daljnjeg upravljanja.

Projektni će plan sadržavati i opis načina upravljanja i vođenja projekta, donošenja odluka u tijeku izvedbe, izvješćivanja i praćenja aktivnosti, predstavljanja i upoznavanja drugih s radom na projektu i sl.

Projektne aktivnosti možete opisati prema obrascima u poglavlju 4. Plan projekta obrasca za prijedlog projekta.

Planiranje resursa

Nakon što je izrađen plan aktivnosti, možemo prijeći na planiranje resursa koji su potrebni za izvođenje projekta.

Resurse (ljudske, tehničke, materijalne i financijske) valja planirati za svaku predviđenu projektnu aktivnost. To će Vam uzeti nešto više vremena, ali će plan vjerojatno biti znatno realniji od onoga koji biste izradili ako biste resurse planirali samo na razini projekta u cjelini.

Planiranje resursa na razini projektnih aktivnosti ima još jednu prednost. Ako je teško utvrditi što sve konkretno treba za neki posao u opisu ili poznavanju tog posla. Nemojte se iznenaditi ako Vas pitanja i nedoumice koje se ovdje pojave da izmijenite specifikaciju projektne aktivnosti.

Za planiranje resursa možete koristiti obrasce u poglavlju 5. Organizacija i resursi obrasca za prijedlog projekta.

Izrada financijskog plana

Oni kojima se obraćamo za pomoć u financiranju projekta sigurno imaju vlastita pravila i obrasce za izradu financijskog plana. Ima ih jednostavnih, no znaju biti i poprilično zahtjevni.

Ponekad se traži specifikacija troškova za svaku projektnu aktivnost, po sudionicima, vrsti i mjestu troška.

Kao i plan resursa u cjelini, i financijski je plan dobro sredstvo ne samo za kontrolu troškova, nego i za provjeru projektnog zadatka i plana aktivnosti.

Za izradu financijskog plana možete koristiti obrasce u poglavlju 6. Financijski plan obrasca za prijedlog projekta.

Provjera izvedivosti

Projektni plan je završen. Sada još jednom provjerite da li se još uvijek radi o poželjnom i izvedivom projektu.

• Jesmo li sposobni izvesti projekt ako ga sada pokrenemo?
• Hoće li se planiranim proizvodima i drugim učincima projekta postići njegova svrha?
• Odgovaraju li projektne aktivnosti i resursi ciljevima projekta?
• Znamo li kojim će rizicima projekt možda biti izložen i kako ćemo
• na njih odgovoriti?
• Znamo li kako ćemo pratiti tijek i uspješnost projekta?
• Je li poslovodstvo odobrilo projekt

Ako je odgovor na sva pitanja pozitivan, možemo početi pripremati prijavu ili, ako su resursi već osigurani, krenuti s izvedbom.

Prijava projekta

Institucija ili program kojemu želimo prijaviti projekt za financiranje imat će svoja pravila, kriterije, zahtjeve za dokumentacijom koju treba pripremiti, rokove i način odabira.

Svatko na stvari gleda iz svoga kuta i prema svojim prioritetima, institucija ili program kojemu se obraćamo za sredstva također. Onaj tko će odlučivati o našem zahtjevu imat će svoje kriterije kojih se mora držati, i dokumentaciju koju smo mu poslali pred sobom. Slika projekta i razumijevanje njegove vrijednosti tu vjerojatno neće biti onakvi kakve mi za sebe gotovo podrazumijevamo.

Kada odlučimo prijaviti se za financiranje iz nekog programa, treba temeljito proučiti njegovu svrhu, što želi postići, kakvi su tu projekti poželjni, kakvi su do sada financirani i koji su kriteriji za vrednovanje prijavljenih projekata. Nerijetko se prijedlozi projekata prilagođavaju programu od kojeg ćemo tražiti potporu. Cilj je prijave dobiti podršku za projekt, a to među ostalim znači da treba pokazati da će financiranje našeg projekta pomoći ostvarivanju ciljeva programa kojemu se obraćamo.

Prije prijave valja pripremiti svu potrebnu dokumentaciju, koju, naravno, treba početi pripremati na vrijeme, a ne zadnji tjedan prije isteka roka za prijavu.

U prijavi:

1. naglasite one aspekte svoga projekta koji se dobro uklapaju u ciljeve i kriterije programa od kojeg tražite sredstva
2. budite jasni, konkretni i sažeti, naročito u onim dijelovima teksta (sažetak projekta, obrazloženje svrhe i ciljeva) oblikovati prva slika o Vašem projektu
3. pišite za onoga tko će čitati, ne za sebe
4. dokumentaciju oblikujte pregledno i ispravite greške
5. provjerite ključne podatke: jesu li upisani svi obvezni podaci, jesu li točni
6. provjerite je li dokumentacija cjelovita
7. provjerite ima li dokumentacija sva potrebna formalna obilježja (potpisi, suglasnosti i sl)

Upute o postupku prijave projekta u okviru projekta „Hrvatska kulturna baština“ možete naći na portalu projekta.